Es ist mal wieder einer dieser Sonntagabende im Juni. Das Feierabendbier steht vor mir, der Schwarzwald draußen wird langsam dunkel, und auf dem Küchentisch liegt dieser zerknitterte Notizblock. Überall durchgestrichene Namen, Pfeile, die von Montag nach Mittwoch zeigen, und Kaffeeflecken, die aussehen wie kleine Landkarten. Wenn du wie ich drei Baustellen parallel führst, dann weißt du, dass dieser Zettel am Montagmorgen um sechs Uhr sowieso nichts mehr wert ist.
Warum der Zettelwirtschaft der Garaus gemacht werden musste
Ich bin jetzt 47 Jahre alt. Meine Maurer-Lehre habe ich vor Ewigkeiten gemacht – damals, als wir noch dachten, ein Faxgerät sei das Ende der technischen Fahnenstange. In den 3 Jahren meiner Ausbildung habe ich gelernt, wie man Steine setzt, nicht wie man Software bedient. Aber jetzt, als Inhaber-Polier mit drei festen Jungs und drei Baustellen gleichzeitig, bin ich an meine Grenzen gestoßen. Die Zettelwirtschaft hat mich mürbe gemacht.
Das Problem ist ja nicht nur, wer wo steht. Es geht um die SOKA-BAU Meldepflichten, um die exakte Erfassung der Stunden und um die Frage, ob der Schorsch jetzt eigentlich auf der Sanierung im Tal oder beim Neubau am Hang sein soll. Wenn dann noch ein Anruf kommt, dass der Bagger später geliefert wird, bricht das Kartenhaus zusammen. Früher habe ich dann zehn Telefonate geführt, heute versuche ich das anders zu lösen.
Der erste Versuch: Wenn das Tablet im Nieselregen badet
Ende September letzten Jahres habe ich angefangen, die Planung auf ein Tablet umzuziehen. Ich sag's dir wie es ist: Die erste Woche war ein einziger Krampf. Ich stand da im Nieselregen auf der Platte, die Schalung für die Bodenplatte war fast fertig, und ich wollte nur kurz den Plan für den nächsten Tag anpassen. Das klebrige Gefühl von staubigen Fingern auf einem Smartphone-Display, während man versucht, im Nieselregen einen Termin zu verschieben, ist echt nichts für schwache Nerven. Das Display reagiert nicht, der Dreck schmiert, und du fragst dich, warum du nicht einfach wieder zum Bleistift greifst.
Aber der Punkt ist: Wenn ich es digital eintrage, sehen es meine Jungs sofort. Früher mussten sie mich anrufen oder in den Bauwagen dackeln. Jetzt haben sie die App auf dem Handy. Trotzdem hatte ich anfangs diesen kurzen Moment des Zweifels, ob die Jungs die App überhaupt öffnen oder ob ich morgen wieder alleine an der Schalung stehe, weil keiner wusste, wo er hin soll. Aber siehe da: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wenn der Plan digital steht, gibt es keine Ausreden mehr von wegen 'Hab ich nicht gehört'.
Winterpause und Saison-KUG: Wenn die Planung Ernst wird
Richtig spannend wurde es während der Frostperiode im Januar. Da geht es im Hochbau ja oft drunter und drüber. Wir müssen das Saison-Kurzarbeitergeld (Saison-KUG) im Blick behalten, das vom 1. Dezember bis zum 31. März gilt. Da musst du als Chef ganz genau dokumentieren, wer wann wegen Schlechtwetter zu Hause war oder ob wir drinnen was machen konnten. In der digitalen Plantafel ist das nur ein Klick.
Ich habe in dieser Zeit gemerkt, wie wichtig es ist, dass alles an einem Ort liegt. Wenn ich die Leute plane, sehe ich direkt, ob ich auch Wetterdaten im digitalen Bautagebuch automatisch erfassen kann, um zu beweisen, warum wir am Dienstag nicht betonieren konnten. Das spart mir am Sonntagabend locker eine Stunde Zeit, weil ich nicht mehr in alten Kalendern wühlen muss.
Der 'Aha-Moment': Wenn der Krankenschein am Montagmorgen nicht mehr stresst
Vor etwa drei Wochen hatte ich dann den ultimativen Härtetest. Montagmorgen, kurz nach fünf, das Telefon brummt. Einer meiner besten Männer liegt mit Magen-Darm flach. Früher hätte das bedeutet: Alle Baustellen abtelefonieren, Materiallieferungen stoppen, alles umwerfen. Diesmal habe ich mich kurz hingesetzt, die App geöffnet und den Kollegen von der kleinen Sanierung rüber zum Rohbau geschoben.
Die Zuweisung erfolgte per Klick. Der Kollege hat eine Benachrichtigung bekommen, noch bevor er in sein Auto gestiegen ist. Kein Stress, kein 'Wo soll ich jetzt hin?'. Das ist der Moment, in dem du merkst, dass sich das ganze Gefrickel mit dem Tablet gelohnt hat. Wenn du dann noch siehst, dass du gleichzeitig Kleingeräte auf der Baustelle verwalten kannst, ohne dass der Rüttler plötzlich auf der falschen Baustelle steht, dann fängt die Sache an, Spaß zu machen.
Warum Digitalisierung nicht 'Verrat' am Teamgeist ist
Jetzt kommt aber der Punkt, den viele Software-Fritzen nicht verstehen: Die vollständige Digitalisierung der Mitarbeiterplanung scheitert in kleinen Betrieben oft an der unnötigen Entfremdung des Poliers vom analogen Teamgefühl. Wenn ich nur noch über die App befehle, wer wo zu sein hat, verliere ich den Draht zu meinen Jungs. Das tägliche Gespräch am Bauwagen, der kurze Schnack beim Vesper – das ist für die Problemlösung vor Ort essenziell. Die App soll mir den Rücken freihalten für genau diese Momente, nicht das Gespräch ersetzen.
Ich achte zum Beispiel darauf, dass wir trotz digitalem Plan immer noch kurz besprechen, warum wir jemanden umsetzen. Die App ist das Werkzeug, so wie eine gute Kelle, aber mauern muss ich immer noch selbst. Wir planen jetzt auch den Urlaub viel entspannter. Der gesetzliche Mindesturlaub bei einer 5-Tage-Woche sind 20 Tage, aber wir im Baugewerbe haben ja oft noch andere Regelungen über die SOKA. Das alles im Blick zu behalten, ohne dass sich einer benachteiligt fühlt, geht digital einfach fairer.
Mein Fazit für heute Abend
Das Bier ist fast leer, und der Notizblock wandert in den Papiermüll. Die digitale Mitarbeiterplanung hat mir meine Sonntage zurückgegeben. Ich muss nicht mehr rätseln, ob ich für den nächsten Tag genug Leute habe oder ob ich wieder Nachträge auf der Baustelle digital erfassen muss, weil wir wegen Personalmangel umgeplant haben. Es ist ein Prozess, und ja, manchmal nervt die Technik, aber am Ende des Tages zählt, dass der Bau läuft und ich den Kopf frei habe.
Wenn du also auch noch mit Zetteln kämpfst: Probier es aus. Es muss nicht die teuerste Software sein, eine einfache Plantafel-App reicht oft schon. Fang klein an, nimm deine Jungs mit und lass dich nicht unterkriegen, wenn die Finger mal wieder zu staubig fürs Display sind. Wir sind Poliere, wir kriegen das hin.